1.Qui est le responsable du traitement et qui est le délégué à la protection des données ?
L'étude ACTALYS Notaires Associés SRL traite des données à caractère personnel dans le cadre de ses activités.
ACTALYS Notaires Associés SRL, située à 1000 Bruxelles, boulevard de Waterloo 16, avec le numéro d'entreprise 0831.909.513, agit en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel effectué au sein de l'étude (ci-après "l'étude"). Le responsable du traitement est la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.
L'étude est soucieuse de la protection de la vie privée. Elle s'engage à protéger et à traiter vos données à caractère personnel avec un soin particulier et en toute transparence, dans le strict respect de la législation relative à la protection de la vie privée, notamment le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (ci-après "RGPD") et le Code de conduite de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier 2021 précisant certaines modalités d'application du Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD) pour les notaires (ci-après « Code de conduite »)
Conformément au RGPD et au Code de conduite, l'étude a désigné un délégué à la protection des données, à savoir Privanot ASBL. Le délégué à la protection des données peut être contacté à l'adresse électronique suivante : info@privanot.be, ou par lettre à l'adresse suivante : Privanot ASBL, rue de la Montagne 30, 1000 Bruxelles.
Par le biais de cette politique de protection des données à caractère personnel, nous souhaitons vous donner plus d'explications sur la manière dont nous traitons les données personnelles que nous détenons. Vous trouverez dans cette politique les réponses aux questions suivantes :
Veuillez noter que les informations relatives au traitement de données à caractère personnel des collaborateurs internes effectué dans le cadre des ressources humaines figurent dans le règlement du travail de l'étude. Les informations relatives au traitement de données à caractère personnel des collaborateurs externes dans le cadre des ressources humaine figurent dans des documents spécifiques, tels que les contrats de service ou les documents de politique générale de l’étude.
2. Pourquoi vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?
Finalités - L'étude collecte et traite des données à caractère personnel dans le but principal d'assurer la sécurité juridique des transactions dont le notaire garantit l'authenticité, ainsi que pour la gestion des dossiers confiés au notaire.
En outre, les opérations de traitement sont nécessaires pour réaliser d'autres tâches et objectifs importants, à savoir :
3. Quelle est la base légale du traitement de vos données à caractère personnel ?
Licéité - Les traitements de données à caractère personnel effectués par le notaire sont considérés comme licites dès lors qu’ils sont, dans la plupart des cas, nécessaires au respect d'une obligation légale à laquelle le notaire est soumis ou nécessaires à l'exécution d’une mission d’intérêt public dont le notaire chargé du dossier au sein de l’étude est investi.
Les traitements de données à caractère personnel sont effectués par l’étude sur base, entre autres, de manière non limitative, des législations suivantes :
En outre, la licéité du traitement peut également être fondée sur l’intérêt légitime du responsable de traitement, comme dans le cas de l'amélioration de la satisfaction des clients.
Enfin, la licéité du traitement peut être fondée sur le consentement de la personne concernée, par exemple lorsque des cookies non fonctionnels sont utilisés sur le site web de l'étude.
4. Quelles sont les données à caractère personnel traitées par l'étude ?
Suivant les services auxquels vous faites appel, l'étude peut être amenée à traiter les données à caractère personnel suivantes :
5.Quelles sont les sources d'information ?
En tant qu'officier public, pour l’accomplissement de ses activités, le notaire est amené à collecter et utiliser des données à caractère personnel vous concernant.
Les données à caractère personnel vous concernant proviennent :
6. À qui vos données à caractère personnel peuvent-elles être communiquées ?
Les données à caractère personnel traitées par l'étude sont susceptibles d’être communiquées à des tiers ("destinataires"), suivant le contexte du traitement, et, en particulier :
7.Qui sont les sous-traitants de l’étude ?
Un sous-traitant est une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte de l'étude.
L'étude utilise notamment les catégories de sous-traitants suivants :
8. Vos données à caractère personnel seront-elles transférées en dehors de l'Espace économique européen (EEE) ?
En principe, vos données à caractère personnel ne seront pas transférées en dehors de l'Espace économique européen (ci-après "EEE").
Toutefois, dans l’hypothèse où vos données à caractère personnel seraient néanmoins transférées vers des pays situés en dehors de l'EEE et que la Commission européenne a considéré que le pays vers lequel les données sont transférées n'offre pas un niveau de protection adéquat, l'étude s'efforcera de protéger vos données à caractère personnel en fournissant des garanties supplémentaires (par exemple, en concluant des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, en adoptant des règles d'entreprise contraignantes, etc.).
9. Combien de temps vos données à caractère personnel seront-elles conservées ?
En vertu du principe de la limitation de la conservation des données à caractère personnel, les données susmentionnées ne peuvent être conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie, et ce, en fonction des lois spécifiquement applicables et des délais de prescription des créances commerciales et personnelles. Les durées de conservation ci-dessous correspondent aux durées de conservation indiquées dans le registre des activités de traitement de l'étude.
Les durées de conservation varient suivant la nature des documents concernés, à savoir :
10. Comment la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles sont-elles garanties ?
L'étude prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque. En outre, l’étude veille à adopter les mesures de sécurité pour le traitement des données à caractère personnel énoncées dans le Code de conduite de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier 2021.
Des mesures de sécurité sont prises pour empêcher la perte, la destruction, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à de telles données.
L’étude notariale veille notamment à ce que :
Ces mesures sont régulièrement contrôlées et révisées par le DPO susmentionné à la suite d'un contrôle.
L'étude a, conformément à l'article 28 du RGPD et à l'article 2 du Code de déontologie de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier 2021, signé un contrat de sous-traitance avec les différents sous-traitants auxquels elle fait appel.
11.Quels sont vos droits ?
En vertu du RGPD, vous disposez, en tant que personne concernée par le traitement de vos données à caractère personnel par l'étude, de plusieurs droits.
Ainsi, vous avez, suivant les circonstances et, sous réserve du respect de ses obligations légales et l’accomplissement de ses missions d’intérêt public par le responsable du traitement, les droits suivants :
Droit à l’information : vous avez le droit de connaître, entre autres, les données à caractère personnel que l'étude traite à votre sujet, les finalités de ce traitement, la durée de conservation de ces données, etc. ;
Droit d'accès : vous avez le droit de consulter et d’obtenir communication des données à caractère personnel vous concernant détenues et traitées par l’étude ;
Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes vous concernant ;
Droit à l'effacement : vous avez le droit de demander la destruction de vos données à caractère personnel traitées par l’étude ;
Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit de restreindre le traitement de vos données à caractère personnel, par exemple si vous contestez l'exactitude des données ;
Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un tiers ;
Droit d'opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par l’étude notariale.
Vous pouvez exercer vos droits directement auprès de l'étude par e-mail (info@actalys.be) ou par lettre (ACTALYS SRL, boulevard de Waterloo 16, 1000 Bruxelles) ou auprès du délégué à la protection des données par e-mail (info@privanot.be).
Enfin, si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés conformément au RGPD, vous êtes habilité à introduire une réclamation ou déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles ou via leur site web https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).
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Un cookie est un petit fichier texte envoyé à votre navigateur et enregistré sur le disque dur de votre terminal (PC, ordinateur portable ou smartphone, …) lorsque vous visitez un site Internet, comme votre choix de langue.
En tant que gestionnaire du site Internet https://www.actalys.be/, l’étude ACTALYS (responsable du traitement) utilise trois types de cookies qui seront détaillés dans un tableau ci-après.
Les cookies essentiels sont nécessaires pour vous permettre de naviguer sur le site Internet et pour permettre aux fonctionnalités techniques de base de fonctionner. Ils permettent, par exemple, aux actions exécutées pendant l’une de vos visites d’être conservées, et ce, également quand vous naviguez d’une page à l’autre sur le site Internet. Ces cookies ne peuvent dès lors pas être désactivés.
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