Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke
ACTALYS Geassocieerde Notarissen BV is verantwoordelijk voor de verwerkingen die binnen het kantoor op uw persoonsgegevens verricht worden.
KBO-nummer : BE0831.909.513
Adres : Waterloolaan 16, 1000 Brussel
Identiteit van de functionaris voor gegevensbescherming (“DPO”)
De “Afdeling gemeenschappelijke DPO van het notariaat” bij Privanot vzw werd door de verwerkingsverantwoordelijke als functionaris voor gegevensbescherming aangeduid
KBO-nummer : BE0749.562.550
Adres: Bergstraat 30, 1000 Brussel
Verwerkingen – Als openbaar ambtenaar dient de Notaris, voor de verwezenlijking van zijn activiteiten, uw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken.
De persoonsgegevens die u betreffen worden hetzij rechtstreeks bij u verzameld of zijn hetzij afkomstig uit officiële bronnen. Aangezien de Notaris een deel van het openbaar gezag uitoefent, heeft hij toegang tot diverse authentieke gegevensbronnen die strikt omkaderd worden door specifieke wetgevingen.
Gegevens – Onder “persoonsgegeven” wordt verstaan “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator”. Het gaat met name om identificatiegegevens (naam, voornaam, burgerlijke staat, rijksregisternummer, geboorteplaats en -datum, ...), contactgegevens (adres, telefoonnummer, ...), economische en financiële gegevens (bankgegevens,...), gegevens over de akten die op het kantoor verleden werden en gegevens over de familiale, sociale, fiscale of andere situatie die de notaris met betrekking tot uw persoon dient te verzamelen bij de officiële bronnen en administraties.
Doeleinden – Actalys verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens om de rechtszekerheid te garanderen van de verrichtingen waarvan zij de authenticiteit waarborgt alsook voor het beheer van de dossiers die haar worden toevertrouwd.
Uw persoonsgegevens die door Actalys verwerkt worden kunnen mogelijk aan derden worden verzonden (“ontvangers”), en meer specifiek aan:
Deze gegevens dienen aan deze verschillende ontvangers te worden meegedeeld opdat de notaris de wettelijke verplichtingen waaraan hij onderworpen is kan naleven en uw dossier correct kan beheren.
Notaris Bertrand Nerincx is uit de vennootschap Actalys getreden op 31/01/2024 en is actief binnen de notarisvennootschap Bertrand Nerincx, Société Notariale BV sinds 01/02/2024. Hij kreeg een kopie van de persoonsgegevens met betrekking tot de cliënten die werden geïdentificeerd als hem duidelijk toegekend alsook van de persoonsgegevens die niet op een duidelijke en onbetwistbare manier aan één van de andere geassocieerde Notarissen van Actalys werden toegekend.
Het betreft hier de toepassing van het algemeen belang in overeenstemming met de GDPR ( art.6.1.e). Deze werkwijze wordt gemotiveerd door de noodzaak voor de notaris om de burger te kunnen bijstaan, waarbij elk cliënt de vrije keuze heeft van zijn notaris ( art. 9, § 1, Organieke wet op het notariaat). De notaris moet bijgevolg toegang kunnen hebben tot alle nodige informatie om een optimale dienstverlening te kunnen bieden. De persoonsgegevens zullen worden gebruikt voor het initieel doel van de verwerking met uitsluiting van alle andere doeleinden.
Toepassingsgebied – De door Actalys verrichte verwerkingen van persoonsgegevens zijn onderworpen aan de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees parlement en de raad van 27 april 2016 genaamd “Algemene verordening gegevensbescherming”.
Deze verordening betreft zowel de elektronisch verwerkte gegevens als de gegevens vervat in de papieren dossiers en documenten die zich in het kantoor Actalys bevinden, voor zover deze bestanden of dossiers “volgens specifieke criteria zijn gestructureerd”. De persoonsgegevens vervat in de elektronische en papieren dossiers, de testamenten en de authentieke akten worden aldus beschermd door voornoemde Verordening.
Rechtmatigheid – De door de Actalys verrichte verwerkingen van persoonsgegevens worden als rechtmatig beschouwd aangezien ze, in het merendeel van de gevallen, noodzakelijk zijn voor de naleving van een wettelijke verplichting waaraan Actalys onderworpen is (zoals, bijvoorbeeld, wet tot voorkoming van het witwassen van geld) of noodzakelijk zijn voor het vervullen van een opdracht van openbaar belang die aan Actalys toevertrouwd wordt.
In de andere gevallen steunt de rechtmatigheid van de verwerking op het noodzakelijk karakter van de verwerking in het kader van de uitvoering van een contract of precontractuele maatregelen waarbij u partij bent of het rechtmatig belang om de klantvriendelijkheid te verbeteren van het kantoor. Deze laatste rechtmatigheidsgrond is enkel van toepassing voor het gebruik van business intelligence software.
Bewaringsduur – Krachtens het principe van de beperkte bewaring van persoonsgegevens, kunnen voornoemde gegevens slechts worden bewaard zolang nodig is voor de vervulling van voornoemd doeleinde en dit, in functie van de wetten die specifiek van toepassing zijn en de verjaringstermijnen van de zakelijke en persoonlijke vorderingen. De dossiers worden na maximaal 30 jaar vernietigd en de akten worden na maximaal 75 jaar naar het Rijksarchief overgebracht met uitzondering van de testamenten die over een langere periode kunnen behouden worden.
Beveiligingsmaatregelen – Actalys neemt verschillende passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te garanderen dat is aangepast aan het risico van uw gegevens. Zo zorgt Actalys er in het bijzonder voor dat haar medewerkers en eventuele verwerkers veilig toegang krijgen tot uw gegevens, dat haar computernetwerk en servers worden beschermd, dat het onderhoud en de vernietiging van uw gegevens wordt bewaakt,....
Deze maatregelen zullen om de drie jaar door de bovengenoemde DPO worden herzien door middel van een technische en procedurele audit van het notariskantoor in het licht van de beginselen van de GPDR.
Rechten van de betrokkenen – Op grond van deze verordening beschikt u, in uw hoedanigheid van persoon betrokken bij de door de Actalys verrichte verwerkingen van persoonsgegevens, over een recht op transparante verwerking van uw gegevens, een recht op informatie en een recht van inzage.
Onder bepaalde voorwaarden en strikte omstandigheden, beschikt u eveneens over een recht op rectificatie en uitwissing van uw gegevens alsook over een recht op bezwaar tegen het gebruik ervan en een recht op beperking van de verwerking.
U kunt uw rechten rechtstreeks bij Actalys uitoefenen of bij de Functionaris voor gegevensbescherming die zij aangeduid heeft (“Afdeling gemeenschappelijke DPO van het notariaat” bij Privanot vzw info@privanot.be).
Tot slot, indien u van mening bent dat uw rechten niet worden nageleefd conform de Verordening, kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Belgische gegevensbeschermingsautoriteit, Persstraat 35, 1000 Brussel) of een gerechtelijk beroep instellen.
*Voor elke mogelijke vraag, gelieve contact op te nemen met de door Actalys aangestelde Functionaris voor gegevensbescherming op volgend adres: info@privanot.be.
“De reproductie, deels of volledig, van dit beleid inzake de bescherming van gegevens is verboden behoudens voorafgaandelijk en uitdrukkelijk akkoord van de DPO
Een cookie is een klein tekstbestand dat naar uw browser wordt gestuurd en wordt opgeslagen op de harde schijf van uw terminal (pc, laptop of smartphone, enz.) wanneer u een website bezoekt, zoals uw taalkeuze.
Als beheerder van de website https://www.actalys.be/ gebruikt ACTALYS (gegevensbeheerder) drie soorten cookies, die in de onderstaande tabel worden beschreven.
Technisch essentiële cookies
Essentiële cookies zijn nodig om u door de website te laten navigeren en om de technische basisfuncties te laten functioneren. Ze zorgen er bijvoorbeeld voor dat de acties die u tijdens een van uw bezoeken uitvoert, bewaard blijven, zelfs wanneer u van de ene pagina naar de andere navigeert op de website. Deze cookies kunnen daarom niet worden gedeactiveerd.
Functionele cookies
Functionele cookies stellen de website in staat om reeds verstrekte informatie te registreren en om u gepersonaliseerde verbeterde functionaliteiten aan te bieden. Ze stellen ons bijvoorbeeld in staat om de taal van uw keuze te behouden. Deze cookies kunnen niet worden gedeactiveerd.
Analytische cookies
De website gebruikt "Google Analytics" voor analytische doeleinden. Dit analyse-instrument stelt ons in staat om het bezoek (traffic) aan de website te kwantificeren, met name om te achterhalen hoe vaak een bepaalde pagina is gelezen. Wij gebruiken deze informatie uitsluitend om de inhoud van onze website en de communicatie eromheen te verbeteren.
Deze cookies worden alleen op uw terminal geplaatst als u daar vooraf toestemming voor hebt gegeven.
Technisch essentiële cookies :
| cookie sleutel | type cookie | vervaldatum | beschrijving |
|---|---|---|---|
|
PHPSESSID
|
eerste partij | sessie | Cookie gegenereerd door PHP-toepassingen. Dit is een identifier voor algemene doeleinden die wordt gebruikt om gebruikerssessievariabelen te beheren. Het is normaal gesproken een willekeurig gegenereerd nummer, de manier waarop het wordt gebruikt kan site-specifiek zijn, maar een goed voorbeeld is het bijhouden van een aanmeldstatus voor een gebruiker tussen pagina's. |
Functionele cookies
| cookie sleutel | type cookie | vervaldatum | beschrijving |
|---|---|---|---|
|
taal
|
eerste partij | 1 jaar 1 maand | Er zijn vele soorten cookies die met deze naam geassocieerd worden en over het algemeen wordt aangeraden om meer in detail te onderzoeken hoe ze op een bepaalde website worden gebruikt. In de meeste gevallen wordt het echter waarschijnlijk gebruikt om taalvoorkeuren op te slaan en mogelijk om inhoud in de opgeslagen taal te leveren. De ICC-categorie die hier wordt gegeven, is gebaseerd op dit gebruik. |
Analytische cookies
| cookie sleutel | type cookie | vervaldatum | beschrijving |
|---|---|---|---|
| _ga_01KSSH49KQ | eerste partij | 1 jaar 1 maand | Deze cookie wordt gebruikt door Google Analytics om de sessiestatus bij te houden. |
| _ga | eerste partij | 1 jaar 1 maand | Deze cookienaam is gekoppeld aan Google Universal Analytics, wat een belangrijke upgrade is van de meest gebruikte analysedienst vaan Google. Deze cookie wordt gebruikt om unieke gebruikers te onderscheiden door een willekeurig gegenereerd nummer toe te wijzen als klantidentificatie. Het wordt opgenomen in elk paginaverzoek op een site en gebruikt om bezoekers-, sessie- en campagnegegevens te berekenen voor siteanalyserapporten. |
| _gid | eerste partij | een dag | Deze cookie wordt ingesteld door Google Analytics. Deze cookie slaat een unieke waarde op voor elke bezochte pagina en werkt deze bij om paginaweergaves te tellen en bij te houden. |
| _gat_gtag_UA_101028579_4 | eerste partij | 55 seconden | Deze cookie maakt deel uit van Google Analytics en wordt gebruikt om verzoeken te beperken (percentage beperkingsverzoeken). |
| uid | eerste partij | 1 jaar 1 maand | Deze cookie biedt een unieke, machinaal gegenereerde gebruikersidentificatie en verzamelt gegevens over activiteiten op de website. Deze gegevens kunnen naar een derde partij worden gestuurd voor analyse en rapportage. |
| Cookie Actalys | eerste partij | 1 jaar |
Neem contact op
Als u vragen hebt over het gebruik van cookies op de website , kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming:
