Beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens

1.Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?

Het notariskantoor ACTALYS Geassocieerde Notarissen BV verwerkt in het kader van haar activiteiten persoonsgegevens.

ACTALYS Geassocieerde Notarissen BV, gelegen te 1000 Brussel, Waterloolaan 16, met 0831.909.513, treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van persoonsgegevens die verricht worden binnen het Kantoor (hierna: “het notariskantoor”). De verwerkingsverantwoordelijke is de natuurlijke persoon of rechtspersoon die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Het notariskantoor heeft oog voor de bescherming van privacy. Het notariskantoor verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen met bijzondere zorgvuldigheid en op volledig transparante wijze te verwerken met strenge inachtneming van de wetgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer, en in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (hierna: de "GDPR" of "AVG") en de Gedragscode van de Nationale Kamer van Notarissen van 28 januari 2021 waarin bepaalde toepassingsvoorwaarden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (GDPR) voor notarissen worden gespecificeerd (hierna “Gedragscode”).

Conform de AVG en de Gedragscode heeft het notariskantoor een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, namelijk Privanot VZW. De functionaris voor gegevensbescherming is bereikbaar op volgend e-mailadres: info@privanot.be, of via brief op het volgend adres: Privanot VZW, Bergstraat 30, 1000 Brussel.

Door middel van dit beleid voor de bescherming van persoonsgegevens willen we u meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken. Zo vindt u in dit beleid de antwoorden op de volgende vragen:

• Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?
• Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?        
• Wat is de rechtmatigheidsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens?           
• Welke persoonsgegevens worden door het notariskantoor verwerkt?
• Wat zijn de informatiebronnen?             
• Aan wie kunnen uw persoonsgegevens meegedeeld worden?
• Wie zijn de verwerkers van het notariskantoor?
• Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?
• Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
• Hoe wordt de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens gegarandeerd?
• Wat zijn uw rechten?

Het dient opgemerkt te worden dat de informatie over de verwerking van persoonsgegevens van interne medewerkers in het kader van Human Resources-doeleinden te vinden is in het arbeidsreglement van het notariskantoor.  Informatie over de verwerking van persoonsgegevens van externe medewerkers in het kader van personeelszaken is opgenomen in specifieke documenten, zoals dienstverleningscontracten of algemene beleidsdocumenten.

2. Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Doeleinden – Het notariskantoor verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met als hoofddoel de rechtszekerheid van de verrichtingen te waarborgen waarvan de notaris de authenticiteit garandeert, evenals voor het beheer van de dossiers die aan de notaris worden toevertrouwd.

Daarnaast zijn er verwerkingen nodig om andere belangrijke taken en doelstellingen te realiseren, namelijk:

• Het beheer van de dossiers van het notariskantoor, inclusief de verwerkingen verricht voor en na het verlijden van een authentieke akte, zoals het uitvoeren van opzoekingen en controles die noodzakelijk zijn voor het verlijden van een akte, evenals elke andere verwerking die noodzakelijk is voor de vervulling van de taken van de notaris als openbaar ambtenaar en de taken die hem door de burgers zijn toevertrouwd;
• Het administratief beheer en opvolging van dossiers van burgers, inclusief de facturatie en boekhouding;
• Het uitvoeren van verificaties en controles in het kader van de AML-wetgeving;
• Het optimaliseren van de navigatie op de website via het gebruik van cookies;
• Het verbeteren van de klantvriendelijkheid en de kwaliteit van de diensten door gebruik te maken van burgerfeedback en statistische analyses van de werking en diensten van het notariskantoor met behulp van software;
• Het verbeteren van de kwaliteit van de werking van het notariskantoor bij het opstellen van akten en documenten die noodzakelijk zijn bij de vervulling van de taken van de notaris als openbaar ambtenaar door gebruik te maken van artificiële intelligentie systemen met een gering risico.

3. Wat is de rechtmatigheidsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Rechtmatigheid – De door de notaris verrichte verwerkingen van persoonsgegevens worden als rechtmatig beschouwd aangezien ze, in het merendeel van de gevallen, noodzakelijk zijn voor de naleving van een wettelijke verplichting waaraan de notaris onderworpen is of noodzakelijk zijn voor het vervullen van een opdracht van algemeen belang die aan de notaris van het notariskantoor toevertrouwd wordt.

Persoonsgegevens worden door het kantoor verwerkt op basis van, maar niet beperkt tot, de volgende wetgeving:

• De wet van 25 Ventôse jaar XI op het notarisambt;
• De wet tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten van 18 september 2017.

Daarnaast kan de rechtmatigheid van de verwerking ook worden onderbouwd door een gerechtvaardigd belang, zoals bij het verbeteren van klantentevredenheid.

Tenslotte kan de rechtmatigheid van de verwerking worden gebaseerd op de toestemming van de betrokkene, bijvoorbeeld bij het gebruik van niet-functionele cookies op de website van het notariskantoor.

4. Welke persoonsgegevens worden door het notariskantoor verwerkt?

In functie van de diensten waarop u beroep doet, kan het notariskantoor de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Identificatiegegevens (naam, voornaam, burgerlijke staat, rijksregisternummer, geboorteplaats en -datum, enz.);
• Contactgegevens (adres, telefoonnummer, enz.);
• Economische en financiële gegevens;
• Gegevens met betrekking tot de bekwaamheid;
• Gegevens betreffende het beroep;
• Gegevens met betrekking tot de akten die op het notariskantoor verleden werden;
• Gegevens over de familiale, sociale, fiscale of andere situatie die de notaris met betrekking tot uw persoon dient te verzamelen bij de officiële bronnen en administraties;
• Gegevens met betrekking tot de kwaliteit/tevredenheid van de geleverde diensten.

5. Wat zijn de informatiebronnen?

Als openbaar ambtenaar dient de notaris van het notariskantoor, voor de verwezenlijking van zijn activiteiten, uw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken.

Persoonsgegevens zijn afkomstig van :

• Uzelf of uw wettelijke vertegenwoordiger;
• Authentieke gegevensbronnen die strikt omkaderd worden door specifieke wetgeving, zoals het Rijksregister, de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, het Centraal Erfregister, het Centraal register van Samenlevings- en Huwelijksovereenkomsten enz.;
• Officiële instanties die bevoegd zijn om gegevens aan notarissen te verstrekken in het kader van hun taken van algemeen belang.

6. Aan wie kunnen uw persoonsgegevens meegedeeld worden?

Uw persoonsgegevens die door het notariskantoor worden verwerkt, kunnen, afhankelijk van de verwerkingscontext, mogelijk aan derden worden doorgegeven (“ontvangers”), en in het bijzonder aan:

• De wettelijk gemachtigde partners zoals de federale overheidsdiensten en de notariële instellingen voor het bewaren van de akteafschriften en hun metagegevens in het kader van de elektronische registratie en voor de inschrijving van uw gegevens in de centrale registers van het notariaat (bv. Centraal Register van Huwelijksovereenkomsten, Centraal Register van  Lastgevingsovereenkomsten, Centraal Register van Verklaringen, enz.);
• De Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat vzw, voor wat de betreft de gegevens m.b.t. de onroerende goederen om deze op te nemen in een databank van het notariaat die als doel heeft statistieken te genereren alsook de notaris tijdens de uitoefening van zijn opdracht toe te laten de waarde van onroerende goederen te schatten;
• De Provinciale Kamer van notarissen die betrokken is bij uw dossier en/of de Nationale Kamer van notarissen (bijvoorbeeld in het kader van hun taken op het gebied van boekhoudcontrole of in het kader van de preventie en bestrijding van witwaspraktijken);
• De andere notarissen die bij uw dossier betrokken zijn (bijvoorbeeld in het kader van een akte van verkoop van een onroerend goed);
• Het Rijksarchief voor het bewaren van de dossiers, minuten en testamenten;
• De banken die bij uw dossier betrokken zijn;
• De expert boekhouder / fiscalist die de boekhouding van het notariskantoor verzorgt;
• De verwerkers voor het beheer en continuïteit van het notariskantoor, zoals softwareleveranciers om akten op te stellen.

7. Wie zijn de verwerkers van persoonsgegevens van het notariskantoor?

Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van het notariskantoor persoonsgegevens verwerkt.

 

Het notariskantoor doet beroep op onder meer de volgende categorieën van verwerkers:

• Hardware leverancier;
• Software leveranciers, zoals bijvoorbeeld voor het beheer van dossiers en de boekhoudkundige administratie;
• Back-up leverancier;
• Leverancier voor de vernietiging van papieren documenten;
• Consulent of externe medewerker.

8. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)? 

Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: “EER).

In het geval dat uw persoonsgegevens toch worden overgedragen naar landen buiten de EER en de Europese Commissie van mening is dat het land waarnaar de gegevens worden overgedragen geen toereikend beschermingsniveau biedt, zal het notariskantoor alles in het werk stellen om uw persoonsgegevens te beschermen door aanvullende garanties te bieden (bijvoorbeeld door standaard contractuele clausules te laten ondertekenen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, door bindende bedrijfsregels te laten ondertekenen, enz.).

9.Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Krachtens het principe van de beperkte bewaring van persoonsgegevens, kunnen voornoemde gegevens slechts worden bewaard zolang nodig is voor de vervulling van voornoemd doeleinde en dit, in functie van de wetten die specifiek van toepassing zijn en de verjaringstermijnen van de zakelijke en persoonlijke vorderingen. De onderstaande bewaartermijnen stemmen overeen met de bewaartermijnen die zijn aangegeven in het verwerkingsregister van het notariskantoor.

De bewaartermijnen variëren naargelang de aard van de documenten in kwestie:

• Fiches van de burgers worden bewaard zolang de burger er niet voor heeft gekozen van notaris te veranderen en blijven maximaal gedurende de gehele levensduur van de burger bewaard om adviesverlening mogelijk te maken (overeenkomstig artikel 9 van de Wet op het Notarisambt);
• Dossiers worden gedurende 30 jaar na afsluiting bewaard voor bewijsvoering (conform artikel 3.27 Burgerlijk Wetboek)
• Minuten worden gedurende 50 of 75 jaar na verlijden van de akte bijgehouden en worden vervolgens naar het Rijksarchief overgebracht (conform artikel 62 Wet op het Notarisambt);
• Boeken (boekhouding) worden gedurende 10 jaar na afsluiting van het boekjaar bewaard (conform artikel 33 Wet op het Notarisambt);
• Rekeningafschriften worden gedurende 10 jaar bewaard na het einde van het betreffende boekjaar (conform artikel 33 Wet op het Notarisambt);
• Persoonsgegevens in het kader van de AML-wetgeving worden gewist na de bewaartermijn van 10 jaar (conform de artikelen 60 en 62§1 van de AML-Wet);
• Persoonsgegevens die verwerkt zijn voor het beheer van de website worden bewaard zolang als nodig is om het beoogde doel te bereiken;

Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van artificiële intelligentie software worden niet meer verwerkt door deze technologieën zodra uw dossier door het notariskantoor is afgesloten.

10. Hoe wordt de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens gegarandeerd?

Het notariskantoor treft passende technische en organisatorische  maatregelen om een beveiligingsniveau te garanderen dat op het risico afgestemd is en neemt de veiligheidsmaatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens die zijn vastgelegd in de Gedragscode van de Nationale Kamer van notarissen van 28 januari 2021.

 

De beveiligingsmaatregelen worden genomen om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de ongeoorloofde toegang of de verkeerde voorstelling van verzamelde persoonsgegevens aan derden, evenals elke andere ongeoorloofde verwerking van deze gegevens, te voorkomen.

Het notariskantoor zorgt er onder meer voor dat:

• De serveromgeving adequaat beveiligd is;
• Persoonsgegevens op een veilige manier worden bewaard en vernietigd;
• Medewerkers en verwerkers op een beveiligde wijze toegang verschaffen tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bereiken van de vooropgestelde doelstelling;
• Een procedure voor het melden van een inbreuk in verband met persoonsgegevens ter beschikking is van de leden van het notariskantoor;
• Een beleid omtrent de rechten van betrokkenen ter beschikking is van de leden van het notariskantoor;
• Een informatiebeveiligingsbeleid ter beschikking is van de leden van het notariskantoor;
• Een AVG sensibilisatiebeleid ter beschikking is van de leden van het notariskantoor;
• Technische beveiligingsmaatregelen, zoals firewalls, antivirussoftware en regelmatige veiligheidsupdates, worden toegepast.

Deze maatregelen worden door de bovengenoemde DPO op regelmatige wijze gecontroleerd en herzien naar aanleiding van een check-up.

Het notariskantoor heeft met de verwerkers waarmee het samenwerkt een verwerkersovereenkomst gesloten, conform artikel 28 van de AVG en artikel 2 van de Gedragscode van de Nationale Kamer van notarissen van 28 januari 2021.

11. Wat zijn uw rechten?

Op basis van de AVG beschikt u, als betrokken persoon bij de verwerkingen van uw persoonsgegevens door het notariskantoor, over verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, voor zover deze niet in strijd zijn met de wettelijke verplichtingen waaraan het notariskantoor is onderworpen.

U beschikt, onder bepaalde omstandigheden, over de volgende rechten:

• Recht op informatie: U heeft het recht om onder andere in te zien welke persoonsgegevens het notariskantoor over u verwerkt, evenals kennis te nemen van de doeleinden van deze verwerking en de bewaartermijn van de gegevens;
• Recht van inzage: U heeft het recht om de persoonsgegevens die het notariskantoor over u heeft en verwerkt, in te zien en te verkrijgen;
• Recht op rectificatie: U heeft het recht om de onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die over u worden verwerkt, te laten rectificeren;
• Recht op gegevenswissing: U heeft het recht om de verwijdering van uw persoonsgegevens die door het notariskantoor worden verwerkt, te verzoeken;
• Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van de gegevens betwist;
• Recht op overdraagbaarheid van de gegevens: U heeft het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat, en deze aan een derde over te dragen;
• Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door het notariskantoor.

U kunt uw rechten rechtstreeks bij het notariskantoor uitoefenen via e-mail (info@actalys.be) of via brief (ACTALYS BV, Waterloolaan 16, 1000 Brussel) of bij de functionaris voor gegevensbescherming via e-mail (info@privanot.be).

Tot slot, indien u van mening bent dat uw rechten niet worden nageleefd conform de AVG, kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Persstraat 35, 1000 Brussel of via hun website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be)

 

***